Onze 8 beste tips voor Outlook

In ons opleidingstraject ‘Effectief en Efficiënt Werken’ geven wij enkele tips voor het optimaliseren van Outlook. We delen de 8 belangrijkste hieronder graag met je:

• Stel Outlook in dat het programma niet opstart in ‘Postvak in’ maar liever in ‘Agenda’. Zo start je je werkdag makkelijker met belangrijk werk en niet met de laatste naar jou verstuurde e-mails.

• Schakel de pop-ups voor inkomende e-mails uit. Deze zorgen alleen voor onnodige onderbrekingen en dat is niet efficiënt. Spreek ook een reactietijd af binnen je team of organisatie en communiceer die.

• Als je vlaggen gebruikt voor mails waar je nog iets voor moet doen, gebruik dan de rechterklik en kies een realistische datum.

• Gebruik een kleur/categorie per kerntaak in je agenda, taken en eventueel voor e-mails.  Dit helpt om het werk per thema te groeperen.

• Zet je agenda in ‘werkweek’ weergave en zorg dat je ook je takenlijst daar zit (via menu ‘beeld’).

• Maak e-mailfolders volgens je kerntaken en hou overkoepelende info apart.

• Archiveer e-mailfolders van voorbije projecten en oude taken.

• Laat Outlook automatisch je map ‘verwijderde items’ leegmaken. Je gebruikt je vuilbak toch ook niet als archief?

Heb jij nog andere tips om Outlook te optimaliseren zodat het jou helpt om effectief en efficiënt te werken? Laat het ons zeker weten!