Gefocust online vergaderen dankzij deze 9+1 netiquette tips

Online vergaderen wordt een blijver, ook bij onze deelnemers van het leertraject Effectief en efficiënt werken! Als essentieel onderdeel van het hybride werken waar alle organisaties naartoe evolueren. Jitske Kramer inspireerde ons om de volgende 9+1 tips te delen om met aandacht en gefocust online te vergaderen, te presenteren of op te leiden.

1.       Voorzie in jouw agenda een reistijd van 15 minuten tussen twee meetings: neem tijd om de vorige vergadering te verwerken (to do’s neerschrijven en inplannen, bureau opruimen, tabbladen afsluiten) en je te verplaatsen naar de volgende meeting: je haalt wat te drinken in de keuken, je strekt de benen, je maakt je hoofd leeg en je laadt op voor de volgende online meeting! Je focus in de volgende bijeenkomst zal er wel bij varen!

2.       Maak actief gebruik van inlooptijd: voorzie minimaal 5 minuten waarin mensen goeiedag kunnen zeggen. Als je externen toelaat in je vergadering of opleiding, laat die dan één per één binnen vanuit de wachtruimte, zodat je ze persoonlijk aandacht kan geven door goeiedag te zeggen.

3.       Schenk aandacht aan de backstage vooraf en achteraf bij online meeting of presentatie met heel veel deelnemers. Vooraf test je de techniek, maak je de laatste afspraken en stem je de rollen af, net zoals je in een ‘fysieke’ bijeenkomst zou doen. En achteraf praat je nog wat na en deel je ervaringen met alle betrokkenen bij de organisatie van je vergadering.

4.       Vul een eventuele stilte bij de start op met muziek. Zo breng je de deelnemers in verbinding en zorg je voor sfeer.

5.       Om de aandacht van iedereen te krijgen, start je me een check-in en eindig je met een check-out. Deep Democracy kan je inspireren om de juiste vragen te gebruiken.

6.       Gebruik een headset en zet je camera aan. De headset zorgt voor een goede geluidskwaliteit en maakt je ook verstaanbaarder. ‘Unmuten’ in een kleine meeting kan aangenaam zijn; een kuch of achtergrondgeluiden bij een presentatie kunnen voor sfeer zorgen. Je camera staat aan tenzij het echt niet anders kan. Anders is het geen videovergadering, wel een telefoongesprek. In een fysieke vergaderruimte zit je ook niet met een papieren zak op je hoofd… En wanneer jij presenteert, zorg dan dat je naar je webcam kijkt (en verplaats het venster waarin je de deelnemers ziet net onder je webcam); echt oogcontact is aangenamer voor de toehoorders.

7.       Zeg wat je denkt en benoem het non-verbale: Benoem non-verbale signalen die je opvangt en check je veronderstellingen. Zeg wat je denkt ook als je het lastig krijgt om je aandacht erbij te houden! Wedden dat je niet de enige bent?

8.       Volle aandacht hou je dankzij voldoende pauzes en goede gespreksvormen. De aandacht is weg wanneer mensen hun camera uitzetten (zonder specifieke reden) om hun sociale media te checken op hun gsm of in documenten of hun mailbox aan het werk zijn. Kies als deelnemer bewust voor singletasken!

9.       Gebruik de chat waarvoor die dient! De chat is interessant want laagdrempelig voor mensen die niet graag de ‘unmute’ gebruiken maar toch een (afwijkende) mening hebben of iets willen bijdragen. Ook voor het geven van emoties, het gebruik van emoticons (met mate!). Vermijd privé-chats tussen deelnemers onderling; het leidt af (je ziet mensen gniffelen in de camera) en, laten we eerlijk zijn, niet bepaald professioneel.

Bonustip 10: Opgepast met hybride vergaderingen! Aangezien focus en aandacht in een online meeting andere technieken vragen, kan het best gewaagd zijn om vergaderingen te organiseren waarbij een deel fysiek aanwezig is en een deel online volgt! Welke gespreksleider slaagt erin om zijn of haar aandacht te verdelen over twee soorten betrokkenen die elk een andere soort technieken voor aandacht vragen.

Benieuwd of jij ook nog tips hebt om met ons te delen! Ben je geïnspireerd door deze tips en wens je efficiënter en effectiever te leren werken? Check dan ons aanbod op https://www.performance-partners.eu/aanbod en contacteer ons!