Help, ik durf niet op vakantie!
Ben jij iemand die met een bang hart op vakantie gaat, uit schrik voor een overvolle mailbox bij je terugkomst? Of laten jouw partner en jouw kinderen merken dat je teveel met jouw werk bezig bent tijdens jullie vakantie?
De volgende tips zorgen ervoor dat je met een gerust gemoed kan vertrekken, van jouw vakantie kan genieten én het werk en je mailbox weer snel onder controle hebt zodra je terug bent.
Indien een tip indruist tegen regels van jouw organisatie, pas deze dan aan of zoek een gelijkwaardig alternatief.
Kondig je vakantie 1 à 2 weken op voorhand aan in je handtekening. Bv.: Donderdag 25 juli is mijn laatste werkdag voor mijn vakantie. Ik ben op dinsdag 6 augustus terug. Gelieve dringende opdrachten uiterlijk vrijdag 19 juli door te geven, zodat ik ze nog tijdig kan afwerken.
Organiseer tijdig je afwezigheid: wie zal welke taak van jou overnemen? Bij wie kunnen mensen met dringende vragen terecht? Kan iemand jouw mailbox opvolgen? Hoe en wanneer check je voicemailberichten? Wacht niet tot op het laatste moment, begin te organiseren zodra je verlof vast staat.
Reserveer voldoende tijd om het Postvak In én Verzonden Items grondig bij te werken op jouw laatste werkdag. Blokkeer hiervoor tijd in jouw agenda en aanvaard de laatste werkdag geen vergaderingen, met uitzondering van een overdracht aan jouw plaatsvervanger of jouw baas.
Plan op jouw eerste werkdag na je afwezigheid een gesprek met jouw plaatsvervanger of de persoon die de mails beheerde tijdens jouw afwezigheid, zodat je gebriefd bent voor je het Postvak In begint te behandelen. Je kunt aan deze persoon vragen om in een samenvattende e-mail te berichten wat er tijdens jouw afwezigheid is gebeurd. Dankzij een duidelijk onderwerp kun je dit bericht snel terugvinden.
Reserveer voldoende tijd om je Postvak In te behandelen op je eerste werkdag. Reken op een halve dag voor één week afwezigheid en een volle dag voor twee weken of langer afwezigheid. Blokkeer die tijd in je agenda en aanvaard geen vergaderingen, met uitzondering van de gesprekken met jouw plaatsvervanger.
Schakel je afwezigheidsbericht in. Vertel wanneer je terug bereikbaar bent. Geef jezelf eventueel een marge door een dag later op te geven. Meld eventueel hoe je tijdens je afwezigheid bereikbaar bent en bij wie mensen met dringende vragen terecht kunnen.
Om volledig van jouw vakantie te genieten, beslis je best geen e-mails te checken. Indien je toch e-mails wilt checken, doe dat dan nadat je van de activiteiten van de dag genoten hebt – en best niet alle dagen. Het is nu het moment om iets aan die e-mail verslaving te doen!
Bij terugkomst behandel je je Postvak In per conversatie of begin je met de recentste berichten. Lees zeker onze tips over het beslissen over e-mailberichten en het organiseren van het werk voor later in een oudere post.
Indien je het niet kan laten om regelmatig met je e-mails bezig te zijn, kun je je de volgende vragen stellen:
Ben ik een e-mail junkie en hoe kan ik afkicken?
Hoe kan ik meer plezier hebben aan mijn vakantie? Welke leuke dagelijkse activiteiten en doelen heb ik om niet zoveel aandacht aan mijn werk te besteden?
Hoe kan ik ervoor zorgen dat het werk zonder mij opgelost geraakt of op mij kan wachten?
Moet ik mijn afwezigheid volgende keer beter organiseren? Hoe?
Prettige vakantie!
