Tips voor een efficiënt e-mailbeheer (Deel 2)

Elke dag naar huis met een opgeruimde mailbox en een gerust gemoed, het kan!  In de loop der jaren zijn er al honderden deelnemers naar onze trainingen gekomen die dachten dat dit onmogelijk was.  Reeds na enkele dagen lukt het bij de grote meerderheid beter.  Na enkele weken is het bij de meesten al routine geworden.  Ook maanden en jaren later lukt het hen nog steeds.

Dit is het tweede deel van onze tips en technieken voor een vlot e-mailbeheer met als onderwerpen:

• Behandel eveneens je verzonden items!

• Hoe bouw je een goede folderstructuur?

• Hoe maak je er een routine van?

2 weken geleden behandelde deel 1 de onderwerpen:

• Wanneer behandel je e-mails?

• Neem voor elk bericht een beslissing

• Organiseer het werk voor later

Behandel eveneens je verzonden items!

• Verwijder je verzonden berichten die afgehandeld en niet relevant zijn voor het dossier.  Stelde je een vraag en kreeg je een antwoord, dan houd je enkel het antwoord bij.  Je vraag kan weg.

• Indien je snel een reactie verwacht, laat je het bericht in Verzonden Items staan.  Zo kan je het makkelijk opvolgen en een herinnering sturen, mocht het antwoord op zich laten wachten.

• Indien je op lange termijn moet opvolgen of alles correct werd beantwoord of uitgevoerd, kan je van jouw verzonden bericht een taak maken door er een vlag bij te plaatsen.  Vergeet de einddatum niet in te stellen op de dag dat je het resultaat wilt controleren.  Jouw takenlijst herinnert je aan de opvolging.

• Indien je niets moet opvolgen, maar jouw bericht is wel relevant voor het dossier, klasseer het meteen of doe dat tijdens jouw dagelijkse afsluitroutine.

Hoe bouw je een goede folderstructuur?

• Structureer jouw werkdossiers volgens jouw rollen, taken en projecten.  Maak eventueel eerst een overzicht op papier van jouw rollen met de bijhorende taken en projecten.

• Splits werkdossiers van referentie informatie.  Dit is informatie die niet aan één bepaald werkdossier toe te wijzen is, maar over een algemeen onderwerp gaat.  Voorbeelden zijn: handleidingen, nieuwsbrieven wetgeving, procedures,…

• Je e-mailprogramma is geen logische plaats voor referentie informatie.  Deze informatie kan je meestal makkelijk vinden op het intranet of internet.  Dit deel zou dus heel beperkt moeten zijn.

• Splits vervolgens oude afgewerkte projecten en taken van de lopende werkdossiers.  Maak per jaar een archiefbestand of -folder waaronder je alle afgewerkte projecten en taken plaatst.  Gebruik je de archief-functie van het mailprogramma, dan maakt dit automatisch dezelfde folderstructuur aan in het archief.  Doe je het manueel, vergeet dan niet alle bovenliggende mappen aan te maken voor je een dossier naar het archief verplaatst.

Het resultaat is een kleinere en handige structuur voor jouw lopende werkdossiers.  Een bijkomend voordeel is dat je een overzicht van jouw rollen taken en projecten bij de hand hebt voor het stellen van prioriteiten, het maken van een planning en het organiseren van jouw werk.  Alle referentie informatie staat afzonderlijk.  Alle oude taken en projecten staan afgezonderd in het archief.

Hoe maak je er een routine van?

• Creëer een dagelijkse routine: bepaal de plaats en het moment waarop je jouw mailbox behandelt.

• Behandel minstens één keer per dag het Postvak In.

• Behandel minstens één keer per dag de Verzonden Items.

• Doe wekelijks een grondig onderhoud van Postvak In, Verzonden Items, Takenlijst en Agenda.

• Check jaarlijks de lopende werkdossiers en bepaal welke folders naar het archief mogen.