Tips voor een efficiënt e-mailbeheer (Deel 1)

Elke dag naar huis met een opgeruimde mailbox en een gerust gemoed, het kan!  In de loop der jaren zijn er al honderden deelnemers naar onze trainingen gekomen die dachten dat dit onmogelijk was.  Reeds na enkele dagen lukt het bij de grote meerderheid beter.  Na enkele weken is het bij de meesten al routine geworden.  Ook maanden en jaren later lukt het hen nog steeds.

De komende weken onthullen we de tips en technieken voor een vlot e-mailbeheer.  Vandaag lees je deel 1 met de onderwerpen:

• Wanneer behandel je e-mails?

• Neem voor elk bericht een beslissing

• Organiseer het werk voor later

Binnen 2 weken volgt deel 2 met nog meer tips:

• Behandel eveneens je verzonden items!

• Hoe bouw je een goede folderstructuur?

• Hoe maak je er een routine van?

Wanneer behandel je e-mails?

• Start je werkdag nooit met het openen van je Postvak In.  Zorg dat je mailprogramma (Outlook) in je agenda start of op een homepage (Lotus Notes), vanwaar je makkelijk naar de agenda kunt doorklikken.  Start je werkdag altijd met een belangrijke taak die je de dag voordien bepaald hebt.

• Laat je tijdens je werkdag niet storen door binnenkomende e-mailberichten.  Schakel pop-up meldingen voor nieuwe berichten uit.  Deze onderbrekingen zijn nefast voor je werkritme en concentratie.

• Bepaal zelf de momenten waarop je jouw inkomende berichten behandeld.  Dit kan één, twee, drie tot vier keer per dag zijn.  Bijvoorbeeld om 10u, 14u en aan het eind van je werkdag of telkens wanneer je klaar bent met één taak en voor je aan een volgende taak begint.

Neem voor elk bericht een beslissing

• Elke e-mail die geen nut heeft, verwijder je onmiddellijk.  Probeer ook de toestroom van toekomstige berichten te stoppen door je uit te schrijven, de afzender te vragen dit soort berichten niet meer naar jou te sturen of de afzender op de ongewenste afzender-lijst te zetten.

• Informatie of vragen die terecht zijn, maar verkeerdelijk aan jou geadresseerd werden, stuur je onmiddellijk door naar de juiste persoon.  Als het om een vraag of een opdracht gaat, zet je de afzender in kopie zodat die weet wie zijn vraag gaat beantwoorden.  Het gaat hier niet over delegeren en je hoeft het niet verder op te volgen.

• Wanneer je zelf iets moet doen, maar je wilt het later doen, organiseer voor jezelf een overzicht van het werk dat je nog allemaal moet doen en wanneer je het denkt te doen.  Dit wordt in het volgende onderwerp toegelicht.  Laat de afzender wel even weten wanneer hij van jou het resultaat kan verwachten en hou je aan jouw beloftes.

• Wanneer je zelf iets moet doen en dit onmiddellijk doet, vergeet dan niet de afzender op de hoogte te brengen van het resultaat.

Organiseer het werk voor later

• Wanneer je vandaag of de volgende werkdag iets moet doen, kan je deze e-mail tijdelijk in het Postvak In laten.

• Wanneer je vandaag of de volgende werkdag iets moet opvolgen van een verzonden bericht, kan je deze e-mail tijdelijk in Verzonden Items laten.

• Wanneer je iets moet doen of opvolgen waar je minder dan 30 minuten tijd voor nodig hebt, maar dat je niet vandaag of de volgende werkdag wilt of kunt doen, maak je van het bericht een taak.  Dit kan eenvoudig door er een vlag met juiste einddatum aan toe te voegen.  Wil je nog eigen nota’s toevoegen, dan kan je het bericht ook naar jouw takenlijst slepen. 

• Wanneer je iets moet doen waar je 30 minuten of meer tijd voor nodig denkt te hebben, kan je die tijd beter reserveren in jouw agenda.  Dit kan eenvoudig door de mail naar de agenda te slepen en er een datum en start- en einduur aan toe te kennen.

Check binnen 2 weken onze blog voor deel 2 van onze tips.