Afspraken over hoe we samenwerken zijn meer dan ooit cruciaal
Op het werk moet er samengewerkt worden en dat loopt niet altijd vlot. Nog los van de verschillen tussen persoonlijke stijlen, belangen, noden en verwachtingen kan eenvoudig het proces van de samenwerking voor heel wat frustratie en verlies van tijd en energie zorgen. Daarom kan je maar beter tijd besteden om het samenwerkingsproces met alle betrokken te bespreken en hierover afspraken te maken. Zeker in de nieuwe wereld van werk waarin we na de Covid pandemie met z’n allen zijn terecht gekomen.
Hieronder lees je alvast enkele aandachtspunten:
Spreek af welke communicatiekanalen je waarvoor gebruikt. Welk kanaal gebruik je voor welke doelgroep en welke boodschappen? En wat is de verwachte reactietijd? Wanneer e-mailen we en wanneer gebruiken we Ms Teams? Wat is in Teams het verschil tussen een chat-bericht en een gesprek in een kanaal? Waarvoor wordt Slack, Yammer, … of elk ander kanaal gebruikt?
Maak afspraken over beschikbaarheid en reactietijden. We hebben alle technologische tools om altijd bereikbaar te zijn. Iedereen kan op elk moment een bericht sturen of een boodschap inspreken op jouw voicemail. Dat wil echter niet zeggen dat iedereen daarom altijd beschikbaar moet zijn. Kenniswerkers hebben ongestoorde werktijd nodig om productief te zijn. Daarom zijn er afspraken nodig over de verwachte reactietijden per kanaal.
Maak indien nodig afspraken over aanwezigheid of telefoonpermanentie. Indien de activiteit van jouw team dat vereist moet je het wel zo organiseren dat er voldoende collega’s beschikbaar zijn om te telefoon te beantwoorden of aanwezig zijn voor bezoekers. Wie is wanneer op welke locatie aanwezig? Wat zijn binnen die locatie afspraken over bereikbaar en beschikbaar zijn? Wie is op welk momenten beschikbaar of aanwezig?
Bespreek regelmatig de prioriteiten. Tenzij die vast liggen en niet wijzigen, wat zelden het geval lijkt te zijn. Maar wijzig ze ook niet dagelijks. Maandelijks lijkt een goed evenwicht tussen standvastig en flexibel. Zorg dat iedereen weet wat nu de prioriteiten zijn.
Maak afspraken over het bijhouden van het overzicht. Waar kun je zien wie met wat bezig is en wat de status is van bepaalde taken of projecten? Gebruiken we per project een planbord in Microsoft Planner? Hoe verdeel je werk? Hoe meld je het als iets af is?
Maak afspraken over het digitaal klassement en bestandsnamen. Waar staat welke informatie? Waar moeten bestanden opgeslagen worden? Hoe geven we bestanden een naam? Wie krijgt de rol van digitale archivaris, die iedereen bij de les houdt?
Een goede manier om zulke afspraken te maken is iedereen eerst alle ergernissen in kaart te laten brengen over het samenwerken. Bedenk voor elke ergernis wat er nodig is om die te vermijden en of de groep daarbij gebaat is. Is het goed voor de groep dan heb je een afspraak.
Heb jij nog andere voorbeelden van of ideeën voor werkafspraken? Laat het ons zeker weten!
Lieve Woutters, 9 september 2022.
